Effectiever overleggen met Lean Coffee

Onlangs volgde ik een workshop ‘Werkvormen die werken’ bij Hartelijk Gefaciliteerd. Ik heb veel nieuwe dingen geleerd, maar kon zelf ook een zeer effectieve werkvorm inbrengen: de Lean Coffee.

Wat is Lean Coffee?

Lean Coffee is een gestructureerde, maar agenda-loze bijeenkomst. De deelnemers komen bij elkaar, bepalen de volgorde van de bespreekpunten, en gaan aan de slag. Het is een goede werkvorm voor intervisie-bijeenkomsten, waarbij je met een groepje professionals bij elkaar komt om de valkuilen van je vak te bespreken. Daarnaast kun je ‘m gebruiken om oplossingsrichtingen te verkennen of kennis uit te wisselen.

Wanneer gebruik je Lean Coffee (en wanneer niet)?

Met Lean Coffee kun je met een kleine groep mensen (5 tot 10 mensen) in korte tijd de diepte in te gaan met een aantal democratisch gekozen onderwerpen. De setting is zo ontworpen dat alleen de belangrijkste onderwerpen besproken worden, en dat die precies genoeg tijd krijgen om grondig besproken te worden. Gebruik deze vorm dus niet als je een vaste agenda hebt die van A tot Z afgewerkt moet worden. Ook voor grotere groepen is deze vorm niet geschikt; dan komen de deelnemers onvoldoende tot hun recht.

Lean Coffee in zeven eenvoudige stappen

Zoals gezegd is het format vrij simpel. De stappen zijn:

  1. Onderwerpen verzamelen
    Iedere deelnemer schrijft zijn onderwerp op een post-it. Meestal is dit een probleem of vraagstuk dat de deelnemer in de groep wil gooien.
    Tip: maximaal 2 post-its per deelnemer om de vaart erin te houden.
     
  2. Toelichting geven
    Als iedereen klaar is met schrijven, lopen de deelnemers één voor één naar voren, lichten kort hun post-it toe en plakken ‘m op het bord.
     
  3. Stemmen
    Als alle post-its op het bord hangen, wordt er gestemd. Iedere deelnemer mag drie stippen zetten, naar eigen inzicht te verdelen over de post-its. Dus ze mogen alledrie op één post-it ingezet worden, of verdeeld over meerdere.
     
  4. Prioriteren
    De facilitator plakt de post-it met de meeste stippen links bovenaan op het bord, de runner-up eronder, etc. Deze lijst gaan we van boven naar beneden doorwerken.
    Tip: als twee post-its evenveel stippen hebben, plak je ze gewoon naast elkaar. Doorgaans kun je ze allebei bespreken. Pas als het einde van de meeting nadert (zie stap 6) dan zou je een snelle stemronde kunnen houden om te kiezen tussen post-its met evenveel stemmen.
     
  5. Time-boxed bespreken
    Hier komt de truc om ieder onderwerp precies voldoende tijd te geven (niet teveel en niet te weinig): time-boxing. De facilitator zet een timer op 10 minuten en nodigt de inbrenger van het onderwerp uit deze nog even toe te lichten. De groep haakt in met vragen, suggesties en oplossingsrichtingen. Als na 10 minuten de timer afgaat, stoppen de deelnemers met praten. Ze gaan stemmen: verlengen (duim-omhoog), neutraal (duim-opzij) of stoppen (duim-omlaag). 

    Als de groep stemt voor verlengen, plakken we er nog een time-box van 5 minuten aan vast. Na die time-box wordt er opnieuw gestemd, net zolang totdat de meerderheid vindt dat dit onderwerp voldoende besproken is.
     
  6. Beëindigen van de sessie
    Vooraf hebben we bepaald hoeveel tijd we voor de totale meeting uit willen trekken. Meestal nemen we voor intervisie zo’n 2 uur, inclusief voorstelrondje en afronden. Een kwartier vóór het einde van de meeting wordt er geen nieuwe time-box meer ingestart en gaan we door naar de afronding. 

    Let op: niet alle onderwerpen zijn besproken. Maar dat is helemaal niet erg. Immers, de belangrijkste en breedst gedragen onderwerpen zijn dan al aan bod gekomen.
     
  7. Afronden
    Meestal doe ik nog een afrondende werkvorm om te checken hoe waardevol mensen de sessie vonden, en wat de verbeterpunten voor een volgende sessie zouden zijn. Op de onderwerpen zelf en het bespreken daarvan heb ik natuurlijk geen invloed: dat ligt helemaal bij de deelnemers. Maar feedback op de organisatie hoor ik natuurlijk graag.   

Conclusie

Lean Coffee heeft veel voordelen:

  • eenvoudig toepasbaar;
  • energie blijft hoog, iedereen blijft betrokken;
  • belangrijkste punten worden het eerst besproken;
  • de meeting loopt nooit uit.
Ik zet ‘m zeer regelmatig in, bij Meetups die Infi organiseert, maar ook bij interne kennisdelings-bijeenkomsten. Het is een krachtige manier om de belangrijkste onderwerpen boven tafel te krijgen en te bespreken, zonder te verzanden in lange discussies.

Voor de goede orde: ik heb deze werkvorm natuurlijk niet zelf bedacht. De roots liggen in Seattle waar Jeremy Lightsmith and Jim Benson ‘m voor het eerst gebruikten.

Als je vragen hebt over Lean Coffee, of over Agile, Scrum en Kanban in het algemeen, neem dan gerust contact met me op.

Gezocht: ondernemende nerds!

› Wil jij je hersens bij ons laten kraken?

Wil je iets waarmaken met Infi?

Wil jij een eigen webapplicatie of mobiele app waarmee jij het bij anderen maakt?

Waargemaakt door de nerds van Infi.
Nerds met liefde voor softwareontwikkeling en die kunnen communiceren. En heel belangrijk: wat we doen, doen we met veel lol!

Wij willen het fixen. Laat jij van je horen?

Voor wie heb je een vraag?