Vertrouwen is in, controle is uit

Bij Infi zeggen we: 'geef vrijheid, verantwoordelijkheid en middelen'. Wat betekent dat precies?

Als je de vorige blogs hebt gevolgd, dan is je misschien iets opgevallen. In alles wat ik heb verteld over onze filosofie, heb ik het nog helemaal niet gehad over het uitvoerende proces: 'het werk zelf'. Ja, we zijn transparant, eisen ontwikkeling en betrekken mensen zo veel mogelijk in de bedrijfsvoering, maar hoe zit het dan met het werk waar ons bedrijf geld mee verdient?

Vandaag richt ik me specifiek op die operatie aan de hand van de derde pijler in ons HRM-beleid: 'geef vrijheid, verantwoordelijkheid en middelen'. Ik vertel hoe onze aanpak je helpt om een schaalbaar bedrijf neer te zetten en over intern ondernemerschap. Een volledig overzicht van onze HRM-filosofie vind je in een van mijn vorige blogposts 'The lone ranger'. 

Betaal en bemoei je er niet mee

Onze aanpak gaat uit van een simpel, maar duidelijk uitgangspunt: je hebt zelfdenkende vakmensen aangenomen die hun werk willen doen. Geef ze daarom maximale vrijheid en verantwoordelijkheid, alle middelen die ze nodig hebben om hun werk goed te doen en ga dan aan de kant zodat ze hun werk kúnnen doen.
 
Deze regel kun je korter samenvatten: betaal en bemoei je er verder niet mee. Dit is natuurlijk heel erg moeilijk voor de gemiddelde ondernemer. Groot geworden door initiatief te nemen en de controle te pakken, moet je nu ineens op je handen gaan zitten. Toch is dit de enige manier om mensen betrokken te krijgen bij het werk dat ze doen. Zoals altijd bij een succesvol HRM-beleid: het gaat allemaal om het vertrouwen dat je je mensen durft te geven. Onthoud bij alles wat je doet: hoe meer je mensen controle geeft over hun werk, hoe meer verantwoordelijkheid ze zullen nemen ín hun werk.

Pas als je mensen controle geeft over hun werk, zullen ze er verantwoordelijkheid voor nemen.

Dit vertrouwen geef je door alle belangrijke beslissingen tijdens de uitvoering te laten nemen door de mensen die de uitvoering doen. Zie je iets misgaan, probeer het dan niet van bovenaf op te lossen! Wijs de uitvoerders op wat je ziet en laat het team het zelf aanpakken. Ook de regels rondom je operationele proces moeten zo min mogelijk van bovenaf komen. De mensen die het werk doen, zitten per definitie zo dicht mogelijk bij de operatie. Niemand weet beter hoe het werk beter gedaan kan worden dan zij en als je dus slim bent, laat je hen de beslissingen nemen en de procedures en richtlijnen bedenken.
 
Een groot voordeel hierbij is dat je de neiging onderdrukt om te veel zaken centraal te regelen. Dat voelt misschien lekker en geeft de illusie van controle, maar je ontneemt je mensen op die manier alle vrijheid om in hun dagelijks werk beslissingen te nemen die het best passen bij klant en project. Iedere klant is anders; waarom zouden dan de regels hetzelfde moeten zijn?

Als het gaat om middelen, bespaar dan niet op de zaken die je mensen nodig hebben om hun werk te doen. Een blije medewerker met alle tools die hij/zij nodig heeft, levert zó veel meer op! Wees soepel en investeer in alle randvoorwaarden die nodig zijn om prettig en goed te kunnen werken. Kijk daarbij niet alleen naar spullen (zijn de computers snel genoeg?), maar ook naar minder tastbare dingen (is de werkplek rustig? Is de koffie lekker?). In mijn ervaring zitten juist op die vlakken de punten waar je met kleine investeringen een enorme verbetering aan de werkomgeving kunt realiseren – vraag dus gauw aan je team wat je kunt doen om hun werkomgeving aangenamer te maken!

Bij Infi

Bij Infi hebben onze teams volledige vrijheid als het gaat om het bedienen van de klant. Dat geldt voor hun werkproces: teams kiezen zelf de technologie, procesvorm en rolverdeling binnen het team. Het geldt even goed voor projectbeslissingen: variërend van het op- en neerschalen van het team tot het bepalen of gemaakte uren declarabel zijn.

Ik vind het belangrijk om te benadrukken dat we vanuit Infi wel een aantal algemene randvoorwaarden opleggen. Bijvoorbeeld: we werken met een agile proces, je moet altijd kunnen uitleggen (met name aan de klant!) hoe jouw werk je klant verder gaat brengen en je gaat met ons geld om zoals je met je eigen geld zou doen. De kern is dat je de cultuur van het bedrijf vangt in deze centrale regels zonder de vrijheid van het team aan te tasten om de uitvoering in te vullen zoals dat voor team en klant het beste is. Onze regels gaan dus níet over details als: het commentaar in de code, of: hoe veel tests er geschreven moeten worden.

Het gevolg is prachtig: de klant wordt optimaal bediend, met een proces en product dat helemaal op hem is toegesneden, maar toch herkenbaar is als Infi. We ontdekten ook een ander voordeel. Onze mensen voelen zich zo verbonden met het werk dat ze doen dat ze intern keihard vechten voor het belang van onze klanten. Dat houdt ons scherp: als we iets zouden willen doen dat in het nadeel is van een klant, dan komt het team direct in opstand. Die toewijding is precies waarom klanten voor ons kiezen.

Natuurlijk worden er fouten gemaakt. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt ook dan bij het team. Daar op een goede manier mee omgaan is een kunst, maar kan je heel erg veel opleveren. Twee belangrijke uitgangspunten: laat het team zijn eigen fout oplossen en straf nooit iets af dat bewust en met de beste intenties is gedaan. In een latere blogpost zal ik uitgebreider de lessen delen die we op dit vlak geleerd hebben.

Ook als het gaat om randvoorwaarden, leggen we de volledige verantwoordelijkheid bij de teams. Ik vertelde eerder al over ons onbeperkte ontwikkelbudget. Zo hebben we bij Infi ook een onbeperkt hardwarebudget: wanneer een programmeur vindt dat hij/zij een nieuwe laptop of computer nodig heeft, kopen we die. Als een team wil investeren in een stuk software dat het proces moet ondersteunen, een scrum-training voor de Product Owner van de klant, of gewoon een avondje uit eten met het team en de klant om de relatie te verstevigen, dan doen we daar niet moeilijk over. We vertrouwen erop dat iedereen integer omgaat met bedrijfsuitgaven en alleen dingen koopt die nodig zijn voor een betere uitvoering. En dat werkt in de praktijk gewoon heel goed.

Schaalbaarheid

Ik geloof dat het op orde hebben van deze zaken ook dé sleutel is om te zorgen voor een schaalbaar bedrijf en toch kwaliteit vast te houden. Hoe gaat één persoon aan veertig mensen vertellen hoe ze hun werk moeten doen? Niemand heeft die span of control. Dit is waar schaalbaarheid over gaat: jezelf op zo veel mogelijk plekken weghalen als beperkende factor. Als je echt wil kunnen groeien, dan is het nodig dat jij in geen enkel operationeel proces van je bedrijf meer nodig bent. Lees die zin nog een keer goed: een goede directeur zorgt dat hij overbodig is.

Een goede directeur zorgt dat hij overbodig is.

Makkelijk toepassen binnen je eigen bedrijf

Een leuke en laagdrempelige manier om binnen je eigen bedrijf te experimenteren met deze materie is een 'minder regels'-meeting. Hierbij houd je een gezamenlijk gesprek met het hele bedrijf, een afdeling of een team over de volgende twee vragen...

  1. Als er één regel rondom je werk wordt afgeschaft, welke moet dat dan zijn?
  2. Als er één investering wordt gedaan om je werk makkelijker, beter of leuker te maken, wat moet die dan zijn?
... en handel je naar de uitkomsten!

Let op: voer dit gesprek niet verstopt of in de anonimiteit (denk aan de gehate ideeënbus). Je wilt juist de discussie aangaan, zodat teams beginnen na te denken over deze zaken en gaan wennen aan het idee dat ze hier iets over te zeggen hebben. Voor optimale input hang je één week van tevoren een bord op, waar mensen vast suggesties kunnen opschrijven. Tijdens de bijeenkomst kun je die dan laten presenteren en toelichten door de betreffende personen. Dat zorgt voor een goede basis voor een mooie discussie.

Volgende keer

We zijn er bijna doorheen: volgende keer vertel ik over de vierde en laatste pijler van ons HRM-beleid: 'Vergeet de hygiëne niet'. Hierbij gaat het niet om hoe schoon je toiletten zijn, maar om die belangrijke randvoorwaarden die pas opvallen als ze niét kloppen. Vast een vraag ter voorbereiding: wie in je bedrijf heb je al het langst niet één op één gesproken?

[Daniel is directeur van Infi.]

[Fotocredits: Dennis Bouman.]

Wil je iets waarmaken met Infi?

Wil jij een eigen webapplicatie of mobiele app waarmee jij het bij anderen maakt?

Waargemaakt door de nerds van Infi.
Nerds met liefde voor softwareontwikkeling en die kunnen communiceren. En heel belangrijk: wat we doen, doen we met veel lol!

Wij willen het fixen. Laat jij van je horen?

Voor wie heb je een vraag?