Een geautomatiseerd beloningssysteem voor de Utrechtse vrijwilligers
Normaal gesproken werken we voor snelgroeiende scale-ups. Maar soms maken we een uitzondering. Vanwege een mooie missie met een tof project. Infi hielp de Vrijwilligerscentrale Utrecht met het automatiseren van hun beloningssysteem. Dat scheelt veel tijd, die nu in het coördineren van Utrechts vrijwilligerswerk gestoken wordt!
We spraken Marthe Kolman, adviseur en projectleider vrijwillige inzet bij de Vrijwilligerscentrale Utrecht (VC Utrecht).
Marthe: “Infi heeft voor ons in korte tijd een goed werkend webshop-systeem ontwikkeld waarmee we Utrechtse vrijwilligers kunnen bedanken voor hun inzet. We gaan hier heel veel mensen blij mee maken! En onszelf ook, want dit bespaart ons ontzettend veel tijd. Infi vertaalde onze wensen naar een product op maat. We zijn heel blij met het eindresultaat!”
OVER VC Utrecht
VC Utrecht is opgericht in 1986, ooit begonnen met een eenvoudige kaartenbak met vacatures in de V&D. Inmiddels werken ze vanuit een prachtig pand aan de Bemuurde Weerd aan de missie om vrijwillige inzet in Utrecht te promoten en stimuleren. VC Utrecht heeft nu een online vacaturebank, maar ook een fysieke, uiteraard bemand door vrijwilligers. Marthe: “We hebben meestal 600 tot 800 openstaande vrijwilligersvacatures in de stad Utrecht. De stad draait op vrijwilligers. Ook adviseren we organisaties hoe ze het beste met vrijwilligers kunnen werken, geven we voorlichting, geven we workshops en trainingen voor mensen die vrijwilligerswerk doen, en maken we communicatiecampagnes om vrijwillige inzet zichtbaar te maken. Heel gevarieerd dus!”
DE UITDAGING
Op 7 december 2019 was het de Nationale Dag van de Vrijwilliger. VC Utrecht wilde die dag de vrijwilligers in het zonnetje zetten en bedanken voor hun inzet. De Gemeente Utrecht had extra budget vrijgemaakt voor kadootjes en acties om vrijwilligers te bedanken. In 2018 werkte VC Utrecht met een soort webshop waarop vrijwilligers iets konden uitkiezen. Een rondvaarttocht door de Utrechtse grachten, kaartjes voor een wedstrijd van FC Utrecht of een gratis kopje koffie met gebak. Marthe: “We moesten alles handmatig verwerken, en daarom ging er wel eens wat mis. Als een van de kadootjes op was, moesten we dat zelf signaleren en snel van de website af halen, om teleurstellingen te voorkomen. Ook konden meerdere aanvragen gedaan worden, en op was op, dus we konden niet iedereen bedanken. Het kostte ons enorm veel tijd. We wilden dat proces dus dolgraag automatiseren”.
VC Utrecht wilde door middel van automatisering van het beloningssysteem zoveel mogelijk vrijwilligers bereiken met de actie, zonder dat het zoveel extra uren zou kosten. Ook belangrijk was dat de bedankjes eerlijk verdeeld zouden worden, en voor de vrijwilligers zelf moest het ook gebruiksvriendelijk zijn.
Marthe: “Het moest aan twee kanten goed werken. Voor de vrijwilligers natuurlijk, maar ook hier intern. Ik wilde mijn collega’s ook graag blij maken door ze te ontlasten.”
DE OPLOSSING: EEN GEAUTOMATISEERD BELONINGSSYSTEEM
Infi heeft in PHP de pagina van een keuzemenu voorzien om de binnenkomende beloningsverzoeken automatisch te verwerken. Marthe: “Infi heeft in korte tijd een hele mooie goed werkende webshop gebouwd die makkelijk is in gebruik en voor vrijwilligers heel goed werkte. Op deze pagina kunnen vrijwilligers en -organisaties een keuze maken uit de beschikbare bedankjes voor het doen van vrijwilligerswerk. Zij ontvingen een code per mail, in plaats van per post. Het zag er ook nog eens mooi uit. We hebben veel blije reacties ontvangen van onze vrijwilligers. Daar doe je het toch voor!”
Quote van vrijwilliger:
Hallo, ik wil laten weten dat ik het een heel leuk initiatief vindt, een bedankje voor vrijwilligers… Goed uitgevoerd ook! Ik ga schaatsen met mijn dochter. Bedankt!
HET RESULTAAT: ENORME TIJDSBESPARING
Marthe: “We hebben heel de maand december veel gebruik gemaakt van de webshop. In 2018 werden in één maand zo’n 1.200 aanvragen van vrijwilligers handmatig verwerkt door VC Utrecht. Daardoor gingen ook wel eens dingen mis waardoor we klachten ontvingen. Dit jaar hebben we geautomatiseerd 2.000 individuele vrijwilligers een bedankje kunnen geven. En dat met meer dan 90% minder klachten! Ook hebben we 50 andere vrijwilligersorganisaties waar we mee samenwerken een bedankje kunnen sturen. En dat met 50% tijdswinst in ondersteuning van onze backofficemedewerkers!
Het is ook nog eens een duurzaam product: we kunnen het hele jaar vrijwilligers waarderen en zorgen dat de bedankjes bij de juiste mensen terecht komt.”
SAMENWERKING IN DE PRAKTIJK
Projectmanager Sander en developer Niels hebben dit project samen opgepakt. VC Utrecht en Infi brachten samen in kaart hoe het product eruit moest zien. Er is een lijst gemaakt met deliverables. Niels heeft het precies gebouwd volgens het lijstje. Marthe: “Tussendoor kregen we wat nieuwe inzichten en dat werd in goed overleg aangepast. Het ging echt snel, we waren ruim voor de deadline klaar. Zo had ik voldoende tijd om de acties te organiseren!”.
Marthe vervolgt: “Ik vind het heel leuk om bij verschillende bedrijven binnen te kijken. De sfeer en openheid bij Infi op kantoor vielen in positieve zin op. Zo hingen er schermen waar je de ontwikkelingen bij Infi kon zien. Ook hangt er een groot bord met de kwartaal doelen voor persoonlijke ontwikkeling van alle medewerkers. Naast hard werken is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling bij Infi. Dat vind ik mooi. Het contact was informeel maar professioneel.”
TOEKOMST
Er gebeurt veel op gebied van vrijwilligerswerk in Utrecht. Maar er zijn ook nog veel mensen die niet goed weten wat je kunt of wat het jezelf kan opleveren. Kortdurend, flexibel, of in vaste vorm. Marthe: “We zijn bezig met een campagne waarin we verhalen vertellen van vrijwilligers om anderen te inspireren en motiveren. Het waarderen van vrijwilligers draagt bij aan het langdurig enthousiasmeren. Onze nieuwe webshop is heel fijn zodat we daar continu aan kunnen bijdragen.”
TIPS VOOR ANDERE NON-PROFIT ORGANISATIES
Marthe: “Het betrekken van vrijwilligers is persoonlijk, het vraagt tijd en aandacht. Maar er zijn voldoende digitale oplossingen die dat stukje van community building makkelijker maken! Zo’n webshop die Infi voor ons heeft gebouwd is daar een voorbeeld van. Het loont om te investeren in digitale middelen, want uiteindelijk levert het tijd op. In onze sector versterken de business en IT elkaar. Ook al blijft persoonlijk contact heel belangrijk, de combinatie werkt heel goed.”