6 tips van een post-it PRO
Werken met post-its lijkt zo simpel. Toch zie ik een paar fouten steeds weer terugkomen. Tijd voor een blogpost met mijn 6 beste tips voor post-it gebruikers!
Als scrum master en facilitator heb ik in de afgelopen jaren behoorlijk wat post-its langs zien komen. Duizenden? Zeker! Tienduizenden? Mwa, misschien…
Tip 1: Gebruik Supersticky
Ik kan me mijn eerste scrumproject nog goed herinneren. We hadden een grote glazen wand tussen de teamruimte en de gang. Ideaal voor een king-size scrumboard. Totdat na een paar dagen de eerste post-it naar beneden kwam dwarrelen. En de volgende dag nog een paar. Binnen no-time leek het wel herfst bij het scrum-board en moest je iedere ochtend het halve scrumboard van de vloer oprapen. Oplossing: gebruik niet de gewone post-its, maar de ‘supersticky’-variant. Die blijven wekenlang zitten (oei, wat zegt dat over de voortgang?), zeker in combinatie met mijn volgende tip:
Tip 2: Trek opzij, niet naar boven
Als je een post-it van het blokje wilt trekken, hoe doe je dat dan? De meeste mensen pakken ‘m aan de onderkant vast en trekken ‘m naar boven. Resultaat: een gekrulde post-it. De helft van de tekst is dan onleesbaar en hij blijft slecht plakken.
Veel beter: trek ‘m opzij los. Dus van links naar rechts (of andersom). Dan blijft de post-it netjes recht. Trouwens: recht naar beneden trekken werkt ook, maar als ik mensen dat vertel kijken ze me altijd een beetje schaapachtig aan. Heus, probeer het maar!
Tip 3: Schrijf met stift
Veel mensen gebruiken een pen om op een post-it te schrijven. Maar is dat nog leesbaar van een afstand? Gebruik liever een stift, dat is veel duidelijker. Maar pas op: met een permanent marker (bijv. Edding) is het ook weer niet lekker schrijven, want die schrijven te dik. Dan ‘plakken’ de letters aan elkaar en/of past er weinig tekst op een post-it.
Dus je wilt een dunne, zwarte stift. Mijn favoriet: de stabilo pen 68 zwart. Heeft een prettige, dunne punt. De stift zelf is ook lekker dun: ik heb altijd een stuk of tien van die stiften in mijn tas, dat zou ik met Eddings nooit doen.
Tip 4: Schrijf duidelijk
Veel mensen hebben een onleesbaar handschrift. Maar geloof me, iedereen kan duidelijk en leesbaar schrijven. Met deze schrijftips zul je direct verbetering zien:
Schrijftip 1: schrijf in blokletters. Losse letters zijn echt veel beter te lezen dan aan elkaar geschreven letters. Kijk maar eens naar de foto.
Schrijftip 2: schrijf … eens … wat … langzamer. Dat verbetert je leesbaarheid aanzienlijk. Ik heb ooit op een whiteboard een testje gedaan waarbij ik hetzelfde stuk tekst op drie snelheden schreef: snel, redelijk snel en rustig.
De langzaamste variant duurde zo’n twee keer langer dan de snelste (76,9 sec vs 36,5 sec). Maar die leesbaarheid…
Schrijftip 3: Teken ieder onderdeel van de letter als een losse lijn. Dus niet in één vloeiende beweging, maar als losse elementen. Ikzelf heb de neiging om mijn ‘E’ in drie haastige halen te tekenen: de linkerlijn en onderlijn samen, en dan twee strepen voor de bovenste en middelste lijn. Maar als ik ‘de ‘E’ als vier losse elementen teken kost me dat nauwelijks meer tijd,
terwijl de letters er veel leesbaarder van worden. Kijk maar eens naar het woord ‘televisie’ in mijn snelschrijfvoorbeeld.
Ik hoor je al denken: ‘Lekker Dirk, maar als ik die tips volg, dan duurt het schrijven toch superlang?’ Nou ja, het duurt inderdaad misschien twee keer zo lang. Maar maakt dát nou echt veel uit? Je bent geen roman aan het schrijven, maar slechts een paar steekwoorden. Niet zo erg dus.
Tip 5: Digitaliseer met de app Post-it Plus
Heb je wel eens een brainstormsessie waarbij je aan het einde de resultaten wilt delen met de deelnemers? Je kunt natuurlijk een foto van het bord rondsturen, maar je kunt ook de handige app Post-it Plus gebruiken (ontwikkeld door 3M). Deze herkent automatisch waar de post-its hangen en digitaliseert deze. Vervolgens kun je dan in de digitale versie de post-its nog verschuiven, verwijderen, etc. Bekijk deze YouTube-video of download ‘m meteen (iOS-only).
Tip 6: Worstel nooit meer met dat cellofaan
De beste tip bewaar ik natuurlijk tot het laatst… Ben jij ook zo iemand die altijd staat te klooien om het pakje open te krijgen? Zoeken naar dat rode lipje waaraan je moet trekken, of erger nog: proberen de dichtgeplakte zijkant open te krijgen? Om er dan uiteindelijk maar een ballpoint in te prikken? (Zo deed ik het altijd, in die volgorde. En met oplopende frustratie.)
Het kan ook simpeler. Mijn collega Susanne laat zien hoe je een pakje zelfs met één hand kunt openen:
(Werkt als het goed is bij alle post-it supersticky notes.)
Conclusie
Met deze zes tips bespaar je je een hoop ellende en frustratie. Spread the word!Heb je zelf nog aanvullingen? Laat het me weten!
Heb je een keer tijd en post-its over, kijk dan eens op deze, deze of deze site voor wat inspiratie. 😉
Dirk is project & scrum master bij Infi.