Effectief aan de slag met retro-uitkomsten

Tijdens een retro kunnen afspraken op elkaar lijken. Het zijn namelijk allemaal post-its met dingen die we ‘moeten doen’. Maar ik maak onderscheid tussen actiepunten en werkafspraken. De opvolging van deze punten is namelijk verschillend. Ik zal uitleggen hoe je ze allebei hun eigen routing kunt geven. Maar eerst nog even dit: komen uit jullie retro geen duidelijke to do’s? Dat is een red flag! Fix dat eerst!

Het verschil tussen actiepunten en werkafspraken

Actiepunten zijn best eenvoudig. Dit zijn de concrete dingen die we op korte termijn gefixed willen hebben, zoals ‘nieuwe server installeren’ of ‘datum teamuitje prikken’. Ze hebben een helder gedefinieerd en meetbaar einddoel. Dus schrijven we voor actiepunten simpelweg op wat er moet gebeuren, en wie ervoor verantwoordelijk is. Bij de volgende retro kun je dan beginnen met het aftikken van deze actiepunten.

Werkafspraken zijn minder concreet. Het zijn doorgaans gedragsveranderingen, die langzaam geïnternaliseerd moeten worden. Eén werkafspraak van het NLZIET-team is bijvoorbeeld ‘help de downstream’. Deze is toegevoegd toen het nog geregeld voorkwam dat tijdens het reviewen bleek dat de specs niet helemaal duidelijk waren, of de tester op zoek moest gaan naar de specifieke accountgegevens waarin de fix duidelijk zichtbaar was. Hierdoor verloor de developer verderop in het proces (= ‘downstream’) veel tijd en leverde dat dubbel werk op. Het team sprak toen af: neem liever even een paar minuten tijd om de downstream te helpen, door alvast wat extra info, waarvan je weet dat één van je collega’s die nodig gaat hebben, aan het ticket toe te voegen.

Soms lijkt een werkafspraak op een actiepunt, maar dat is het niet. Het is gedrag dat je jezelf eigen moet maken, een mindset die in moet slijten. Anders dan met een actiepunt kun je het niet meteen al de volgende retro ‘afvinken’, want je zult zien dat het team dan snel weer vervalt in het oude gedrag. Je wilt deze afspraken daarom vastleggen. Maar, hoe doe je dat zonder een steeds uitdijende lijst van werkafspraken te krijgen? En hoe zorg je ervoor dat de werkafspraken voldoende aandacht krijgen?

Vers of ingebakken?

Het NLZIET-team heeft die valkuil van de uitdijende werkafsprakenlijst elegant vermeden. Één van onze teams heeft dit elegant opgelost. Bij hen kan een werkafspraak verschillende statussen hebben:

• vers: heeft nog veel aandacht nodig, moet geregeld op gewezen worden
• redelijk ingebakken: wordt meestal wel gevolgd, maar nog lang niet altijd. Af en toe weer even in herinnering roepen is voldoende om ‘m weer op te doen leven
• ingebakken: dit doen we eigenlijk altijd zo, en we begrijpen niet meer waarom we het ooit anders gedaan hebben

De grap is dat een werkafspraak nooit lineair van ‘vers’ naar ‘ingebakken’ loopt. In plaats daarvan zul je zien dat een werkafspraak die een paar weken lang goed gevolgd is (‘redelijk ingebakken’), ineens weer helemaal in de vergetelheid kan raken. Een andere werkafspraak is zó duidelijk en nuttig dat het team meteen trouw de nieuwe werkwijze volgt; deze zal dan ineens van ‘vers’ naar ‘ingebakken’ springen.

Team NLZIET plaatst alle werkafspraken op een schaalverdeling, van ‘vers’ naar ‘ingebakken’. Nieuwe werkafspraken komen binnen bij ‘vers’. Wekelijks (structureel: iedere maandag aansluitend aan de stand-up) kijken ze even kort naar het bord. Om te voorkomen dat het bord volloopt met ‘oude’ werkafspraken is er een parkeerplaats van werkafspraken die zó ingebakken zijn dat ze niet meer besproken hoeven worden. Het team heeft ervoor gekozen ze wél te bewaren, zodat ze goed kunnen zien hoeveel progressie ze al gemaakt hebt. Nieuwe teamleden kunnen daar doorheen struinen om te zien wat de werkafspraken eigenlijk zijn. En heel soms kan het gebeuren dat één van die afspraken toch weer gedegradeerd moet worden naar het bord.

• Hoe gaat het met de ‘verse’ werkafspraken? Lukt het om ze te volgen?
• Zijn er werkafspraken die omhoog verplaatst kunnen worden, naar ‘ingebakken’?
• Welke werkafspraken hebben we laten verslonzen? En waarom?

Experimenteren maar!

Kortom: team NLZIET maakt onderscheid tussen actiepunten en werkafspraken. Voor de werkafspraken hebben ze een manier gevonden om deze levend en actueel te houden. Op organische wijze worden er punten toegevoegd en verwijderd. Leuk om mee te experimenteren in je eigen teams!

Infi projectbaas Dirk denkt graag mee over jullie werkafspraken. Stuur hem gerust een mailtje of vraag telefonisch naar hem via 030 232 5888.