Gestrikt voor STAK

Infi heeft iets bijzonders, waar ik zelf nog nooit eerder van had gehoord bij andere bedrijven. Zodra je namelijk een vast contract aangeboden krijgt, krijg je ook de mogelijkheid om certificaathouder te worden! Concreet houdt dat in dat je een aantal certificaten (delen van een aandeel) van Infi krijgt, en daarmee krijg je ook stemrecht in het bedrijf. Deze hele constructie is het “STAK” gedoopt, STichting AdministratieKantoor. Die term is niet ongebruikelijk, maar de constructie zoals die hier is opgezet wel – als we de notaris moeten geloven.

Zoals de naam al aangeeft komt er aardig wat administratie bij kijken om te zorgen dat dit goed gaat, je hebt het ten slotte wel over (delen van) aandelen! Zorgen dat iedereen die daarvoor in aanmerking komt certificaten aangeboden krijgt, meehelpen aan de waardering van Infi, handelsrondes organiseren, noem het maar op. En dat gebeurt allemaal door het STAK-bestuur. Dat bestuur bestaat uit 3 Infiërs die interesse hebben in het organiseren van dit alles, en daar wisselt ook regelmatig iemand uit. Zo ook eind vorig jaar, toen Jacco plaats maakte voor iemand anders, en het bestuur op zoek ging naar een nieuw lid.

Ik heb persoonlijk niet veel affiniteit met administratieve werkzaamheden, laat staan met aandelen en certificaten, maar toen de mogelijkheid langskwam om toe te treden in het STAK-bestuur leek dat me toch wel een interessante uitdaging – zeker na wat subtiel aandringen van Sjoerd. Toen er genoemd werd dat er een aantal dingen geautomatiseerd moesten worden begonnen mijn handen te jeuken, en was ik om.

Mijn initiële angst voor een grote berg papierwerk bleek niet helemaal gegrond. Er komen natuurlijk fysieke contracten bij kijken wanneer er certificaten verhandeld of uitgegeven worden, maar de daadwerkelijk administratie gebeurt wel digitaal… in Excel spreadsheets. Om je een kleine inkijk te geven: er zijn een aantal werkbladen, sommige daarvan met duizenden rijen, een handjevol “Power Queries” om specifieke informatie daaruit te halen (die uiteraard niet met LibreOffice werken), en voor versiebeheer is er een mapje met backups van het bestand.

In alle eerlijkheid, het werkt wel, en administratie bijhouden in Excel is precies waar die tool voor gemaakt is. Er zijn echter wel 2 grote problemen:

• Er gebeurt bijna niks automatisch, wat wel automatisch zou kunnen gebeuren.
• Alles is extreem foutgevoelig.

De oplossing? Software, natuurlijk!

Omdat deze constructie vrij uniek is (en stiekem ook omdat het gewoon leuk is om software te schrijven) speelt er al langer het idee om hier zelf een tool voor te maken, echter dit is nooit helemaal van de grond gekomen. De naam was wel al bedacht: KATS, en met dank aan Jeroen hebben we dat omgedoopt tot CATS: Certificate Administration and Tracking System.

In de eerste plaats wordt het doel van dit systeem om dezelfde rol als de huidige spreadsheets te vervullen, maar dan met veel minder kansen op fouten. Dit hebben staan biedt echter ook veel mogelijkheden voor verdere automatisering van alle processen die nu handmatig gebeuren. Uiteindelijk zou het ook iets kunnen worden waar alle STAK-deelnemers in in kunnen loggen om zo informatie over hun certificaten te zien (uiteraard met een berg leuke grafiekjes).

Voor nu zullen we het nog heel even vol moeten houden met de spreadsheets, maar ik ben wel hard aan het werk om te zorgen dat er zo snel mogelijk een MVP staat waar we verder op kunnen itereren. Aan ideeën en mogelijkheden hebben we in ieder geval geen tekort!